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Cómo optimizar tus planificaciones

Esta semana continuamos trabajando en la planificación del próximo año. Ahora llegamos a la última entrega bajo esta temática, que está dedicada a ofrecer consejos para optimizar nuestras planificaciones.  Algo mencionamos la semana pasada, cuando hablamos de control de calidad. Ahora veremos en detalle qué se hace en el día a día, cuando hay que poner en marcha todo lo pensado.

Ya saben ustedes que lo que venimos publicando estas semanas tiene el honroso objetivo de conseguir que ustedes, los lectores de este blog, puedan iniciar el 2021 con una planificación profesional para sus proyectos. El espíritu que mueve nuestra labor es el de promover el éxito de las diferentes organizaciones, consideramos que de eso depende en buena parte el éxito social en general.

Ahora bien, ¿a qué nos referimos con optimizar?, ¿alcanza con la planificación anual? A la segunda pregunta ya la hemos respondido en otras entregas: no, no alcanza ni con la planificación ni con que esta sea anual o a largo plazo. Hay que implementar, controlar y evaluar para hacer todos los ajustes necesarios. Y ahí es cuando aparece la palabrita clave de la primera pregunta.

Optimizar es sencillamente realizar todas las acciones necesarias para conseguir el mejor resultado posible. Esta acción se puede relacionar con el ahorro de tiempo o con el análisis de las variables que intervienen en el proceso que estamos desarrollando o con lograr que nuestros recursos rindan al máximo. 

Dicho todo esto -no nos vamos a extender demasiado- te quiero proponer algunos consejos para optimizar tu tiempo y tus planificaciones. Seguime y te cuento.

En primer lugar, si bien ya tienes tu planificación en proceso -o al menos esa es la idea- será necesario que planifiques semanalmente tus actividades y acciones. Para ello recomendamos que distingas y jerarquices tus tareas de acuerdo a su urgencia e importancia. De ese modo, separemos lo urgente e importante de lo importante pero no urgente y de lo urgente pero no importante. Con este criterio podrás avanzar siguiendo un orden basado en la relevancia. 

A su vez, para organizarte diariamente, puedes seguir otros dos criterios complementarios al de lo urgente-importante.  El primero está relacionado al nivel de esfuerzo y energía que demandan las tareas. Y segundo, puedes separar tus actividades en bloques, juntando las que sean similares o estén directamente relacionadas. Lo recomendable es que siempre calcules el tiempo que demandan las tareas y que dejes para los momentos de mayor cansancio aquellas que exigen menos energía

Luego es usual que nos encontremos con tareas que requieren presencialidad y otras que se pueden desarrollar de forma remota. Por ello, finalmente, también es recomendable, como criterio, dividir tus actividades por zonas para optimizar las distancias y el tiempo.

Usando todos estos criterios de organización y planificando tu semanas y tu día a día, las planificaciones a largo plazo se optimizan y la capacidad de conseguir resultados y cumplir objetivos aumenta.

Espero que estos consejos te hayan servido, escribinos y seguimos charlando.

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