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El paso a paso del control de calidad en tu planificación

Esta semana continuamos trabajando en la planificación del próximo año. Ahora llegamos a una parte del proceso que es tan importante como todas las anteriores: el control de calidad.

Como sostiene Francisco Caro González, la función de control es la responsable de comprobar que la misión y objetivos de la empresas se estén llevando a cabo de forma adecuada y de detectar cualquier anomalía para proponer las acciones correctivas necesarias.

La planificación está estrechamente ligada al control de calidad, son inseparables. Si falta alguno, el otro carece de sentido. De ese modo, podemos sintetizar del siguiente modo su esquema de acción: primero, la planificación, luego su puesta en marcha y, por consiguiente, el control de la implementación. Al realizar el control de calidad, nos encontramos con dos posibilidades. En el mejor de los casos, veremos que no ocurrieron en la marcha desviaciones indeseables, digamos, veremos que el plan marcha todo ok. En otros escenarios, nos podemos encontrar con desviaciones y problemas con distinto grado de severidad. Al hallar esas desviaciones, lo correspondiente es generar acciones correctoras con el objeto de redefinir el plan inicial. Luego, el ciclo vuelve a comenzar. Y es así hasta que alcanzamos nuestros objetivos.

Ahora vamos desmenuzar el proceso de control de calidad. No se puede controlar la puesta en marcha de la planificación si no establecemos criterios para llevar a cabo dicho control. Así es como nos encontramos con las siguientes fases: 1) establecimiento de estándares, 2) medición del desempeño y 3) detección de desviaciones y acciones correctoras.

¿Cómo determinamos los estándares de desempeño? Muy simple, nos guiamos de los objetivos fijados. Los estándares son guías preestablecidas que sirven de punto de referencia para medir los resultados que se deben ir alcanzando en el desempeño empresarial. Como dijimos anteriormente, los estándares deben reflejar los objetivos propuestos y responder a preguntas del tipo: cuánto hay que hacer, cómo hay que hacerlo y cuándo tiene que estar hecho.

Una vez que está hecho el primer paso, debemos trabajar en la medición del desempeño. Para ello debemos obtener información del rendimiento real de cada puesto de trabajo o de la unidad organizativa correspondiente, para realizar una comparación. Las mediciones deben ser fiables y reflejar el desempeño real y procurar que sean comparables en diferentes períodos de tiempo para estudiar su evolución y facilitar la comparación con otros empleados en el mismo puesto.  Si en esta fase hallamos desviaciones considerables, nos toca analizar y determinar su causa. No confundir -esto es muy importante- causas con síntomas. Si atacamos solo los síntomas nunca comprenderemos lo que causa realmente esas consecuencias indeseables y los problemas se reiterarán de manera indefinida.

En este proceso nos encontramos con tres tipos de control: el preliminar, el concurrente y el control de resultados.

El preliminar sirve para evitar que se produzcan problemas durante la ejecución de la actividad que se está supervisando. Aquí nos basamos en la información que se deriva de la medición de algunos de los atributos de los recursos empleados por la organización. Las técnicas de control preliminar más utilizadas son el proceso de selección, la inspección de materias primas y materiales, el presupuesto de capital y el presupuesto financiero.

El control concurrente, por su parte, es el que se lleva a cabo durante la realización de la actividad. Su objetivo es detectar lo antes posible las desviaciones sin esperar al final. Estos controles ayudan a garantizar el cumplimiento de los objetivos anuales. Ejemplos de esto son las actividades de supervisión de la gerencia, mediante la cual se observa al personal para controlar si se está trabajando de la manera definida por las políticas y los procedimientos. Este control se orienta a la medición de las actividades.

Finalmente, el control de resultados es el más habitual y se lleva a cabo una vez finalizada la actividad de la persona o la unidad controlada. Son resultados que nos informan acerca del éxito de nuestro plan. Este control se basa en los datos históricos para corregir el futuro. Los métodos más utilizados en este tipo son los presupuestos, los costes estándar, los estados financieros, el control de calidad de productos terminados, la evaluación del rendimiento de los empleados.

¿Qué es lo más recomendable? El consejo que podemos dar es simple: controlar todo el tiempo o controlar solo al comienzo o solo al final puede ser contraproducente. Los controles forman parte de la planificación, por lo tanto, debemos estar lista para controlar en los momentos justos.